Politica sulle spese dei dipendenti della FRGS

POLITICA SULLE SPESE DEI DIPENDENTI FRGS

Introduzione e scopo. La presente Politica sulle spese dei dipendenti di FRGS (la “Polizza“) si applica alle spese sostenute da FRGS[1] o dai suoi dipendenti in relazione all’esecuzione dei Servizi a tempo e materiali, sia che siano resi al Cliente o al Cliente del Cliente, se applicabile. Lo scopo della Politica è quello di garantire che il Cliente comprenda i propri obblighi nei confronti di FRG e FRGS in relazione alle spese vive sostenute dai Dipendenti di FRGS. Il Cliente è responsabile di garantire che tutti i suoi dipendenti o i dipendenti del Cliente, se applicabile, che lavorano con o impegnano un Dipendente FRGS ricevano una copia della Politica e la comprendano. Le spese da rimborsare da parte del Cliente comprendono, a titolo esemplificativo, il biglietto aereo, il biglietto del treno, l’alloggio, i pasti, il parcheggio, le spese per l’auto a noleggio, la benzina e il chilometraggio (alla tariffa in vigore in quel momento stabilita dall’IRS) e altre spese vive e accessorie.

Processo di approvazione delle spese. I dipendenti dell’FRGS devono presentare tutte le spese nel sistema di registrazione delle presenze dell’FRG o dell’FRGS insieme alla documentazione di supporto. Una volta presentata, la richiesta di spesa e la documentazione di supporto saranno inviate elettronicamente a un rappresentante del Cliente per l’approvazione. Entro cinque (5) giorni lavorativi dal ricevimento da parte del Cliente di una richiesta di spesa (il “Periodo di revisione delle spese“), il Cliente dovrà approvare o contestare la richiesta di spesa. Se il Cliente non informa FRG o FRGS della sua contestazione di un elemento di una richiesta di spesa durante il Periodo di revisione delle spese, si riterrà che il Cliente approvi tutti gli aspetti della richiesta di spesa. Se il Cliente contesta una voce di una richiesta di spesa, dovrà immediatamente comunicare per iscritto a FRG o FRGS la contestazione e le relative motivazioni. Il Cliente dovrà pagare ogni richiesta di spesa approvata entro sette (7) giorni dalla data della fattura. Il Cliente non può rifiutarsi di pagare, rifiutare o contestare alcuna voce di spesa basata, in tutto o in parte, sul fatto che il Cliente stia contestando qualsiasi altra fattura, spesa o foglio di presenza di FRG o FRGS o se non è soddisfatto dei Servizi di reclutamento o dei Servizi di tempo e materiali.

Spese aziendali legittime e autorità. </Indipendentemente dal fatto che la spesa sia stata sostenuta su richiesta o a beneficio del Cliente o del Cliente del Cliente, sarà obbligo del Cliente, e non del Cliente del Cliente, pagare o rimborsare FRG o FRGS per tale spesa. L'approvazione da parte del Cliente o del Cliente di una voce di spesa su una richiesta di spesa sarà considerata prova conclusiva che tale spesa è una spesa aziendale legittima. Il Cliente dichiara e garantisce a FRG e FRGS che qualsiasi dipendente, agente o rappresentante del Cliente o del Cliente che pre-approvi una spesa o approvi una voce di una richiesta di spesa è autorizzato e qualificato a farlo, e che tale approvazione è vincolante per il Cliente a tutti gli effetti.

Generale. FRG e FRGS interpreteranno la presente Politica in conformità a tutte le leggi applicabili. Il Cliente riconosce e concorda che possono verificarsi circostanze insolite o non pianificate che portano un Dipendente di FRGS a sostenere spese aziendali diverse da quelle previste o concordate. Pertanto, il Cliente approverà e pagherà qualsiasi voce di spesa diversa o superiore a quanto precedentemente concordato, a condizione che le circostanze insolite o non pianificate, e il conseguente addebito, non siano imputabili esclusivamente al Dipendente FRGS. FRG e FRGS si riservano il diritto di modificare la Politica in qualsiasi momento. La presente Politica sostituisce tutti gli altri accordi e dichiarazioni precedenti e contemporanei, sia scritti che orali, espliciti o impliciti, relativi in qualsiasi modo al rimborso spese dei Dipendenti FRGS. Nella misura in cui le pratiche del Cliente o del Cliente del Cliente, ora o in futuro, si applichino ai Dipendenti FRGS ma siano in contrasto con i termini della presente Politica, prevarranno le disposizioni della presente Politica.

[1] Se non diversamente definito nella presente Politica sulle spese dei dipendenti FRGS, tutti i termini in maiuscolo qui utilizzati avranno il significato ad essi attribuito nel Contratto.